BÍ QUYẾT VIẾT EMAIL TIẾNG ANH HIỆU QUẢ 100% CHO NGƯỜI ĐI LÀM

Viết email Tiếng Anh hiệu quả là yếu tố then chốt hỗ trợ người đi làm giao tiếp tốt hơn và thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc. Bằng cách áp dụng những mẹo thực tế, bạn có thể tự tin vượt qua rào cản ngôn ngữ, xử lý linh hoạt mọi tình huống trong môi trường quốc tế. Hãy cùng LPA Mastery VN khám phá sâu hơn các kỹ năng viết email Tiếng Anh để nâng tầm chuyên nghiệp và khẳng định bản thân trong thế giới công việc hiện đại.

Viết email Tiếng Anh cho người đi làm hiệu quả gồm những phần nào?

Viết email Tiếng Anh hiệu quả thường được xây dựng với bảy phần cơ bản và mỗi phần đóng vai trò quan trọng riêng biệt trong việc truyền tải thông điệp:

Tiêu đề rõ ràng và bao quát (Subject)

Trong cách viết email Tiếng Anh, tiêu đề đóng vai trò quan trọng giúp người nhận dễ dàng hiểu ngay nội dung chính mà bạn muốn truyền tải. Một tiêu đề email hiệu quả cần được thiết kế ngắn gọn, rõ ràng và mang tính chuyên nghiệp cao.  

Để viết email Tiếng Anh thu hút, hãy tránh sử dụng các từ không cần thiết và lựa chọn ngôn ngữ phù hợp với từng bối cảnh cũng như mức độ trang trọng. Ví dụ, một tiêu đề hấp dẫn và hiệu quả có thể là: 

• • “Meeting Request for Project Discussion” (Yêu cầu họp để thảo luận dự án) 
  • “Feedback Needed on Recent Proposal” (Cần phản hồi về đề xuất gần đây).

Lời mở đầu tạo ấn tượng (Greeting)

Phần mở đầu của email Tiếng Anh thường bắt đầu bằng lời chào hướng đến người nhận. Một cách viết email Tiếng Anh phổ biến và lịch sự để bắt đầu là sử dụng cấu trúc: Dear + Tên hoặc Danh xưng của người nhận. Lời chào đúng mực sẽ giúp tạo ấn tượng ban đầu tích cực và thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp.

Ví dụ: Dear Jeans

Để tạo sự trang trọng trong email, bạn nên sử dụng danh xưng phù hợp như Mr. (Ông) hoặc Ms./Mrs. (Bà), kết hợp với tên riêng của người nhận. Cách mở đầu phổ biến và lịch sự này được thể hiện qua cấu trúc: Dear + Mr./Ms./Mrs + Tên người nhận.  

Ví dụ: Dear Mrs. Link

Nếu người nhận là người nước ngoài, việc sử dụng họ (last name) đi kèm với danh xưng thích hợp sẽ giúp bạn tạo sự trang trọng và tinh tế trong giao tiếp. Cách viết email Tiếng Anh cho người nước ngoài như sau: Dear + Mr./Ms./Mrs + Họ của người nhận.

Ví dụ: Dear Mr. Smith 

Khi bạn cần viết email Tiếng Anh nhưng chưa biết tên của người nhận, lời chào như “Dear Sir/Madam” (Kính gửi Ông/Bà) là một lựa chọn phổ biến và lịch sự. Tuy vậy, để nâng cao tính chuyên nghiệp trong cách viết email bằng Tiếng Anh, bạn nên tìm cách xác định tên của người nhận hoặc lựa chọn cách chào hỏi khác phù hợp hơn. 

Lời hỏi thăm mở đầu đầy thiện cảm (Opening comment)

Phần hỏi thăm đóng vai trò quan trọng trong cách viết email Tiếng Anh. Đây có thể sẽ là cơ hội phù hợp giúp bạn tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp với người nhận, đồng thời xây dựng thiện cảm để thông tin tiếp theo trong email được tiếp nhận dễ dàng hơn. 

Trong cách viết email bằng Tiếng Anh, việc lựa chọn lời chào hỏi phù hợp sẽ dựa vào đối tượng nhận email và mức độ thân thiết giữa bạn và người nhận, đảm bảo sự chuyên nghiệp và gần gũi trong giao tiếp.

• • How are you doing? (Bạn có khỏe không?) 
  • Thank you for contacting our company. (Cảm ơn vì đã liên hệ với công ty chúng tôi.)
  • Thank you for your prompt reply. (Cảm ơn bạn vì đã phản hồi nhanh chóng.)
  • Did you have a chance to review the proposal? (Bạn đã xem xét qua đề xuất chưa?)
  • What have you been up to lately? (Gần đây bạn thế nào?)
  • How is the project progressing? (Dự án đang tiến triển như thế nào?)
  • Thank you for your interest in our product. (Cảm ơn vì đã quan tâm đến sản phẩm của chúng tôi.)

Lý do và mục đích gửi email (Introduction)

Phần mở đầu của một email Tiếng Anh, hay còn gọi là phần giới thiệu lý do viết email, là một yếu tố không thể bỏ qua khi học cách viết email Tiếng Anh. Để tạo ấn tượng tốt, bạn nên đi thẳng vào lý do chính, dùng ngôn từ ngắn gọn, rõ ràng và súc tích, nhằm thể hiện mục đích viết email một cách mạch lạc. Sử dụng cách viết email bằng Tiếng Anh chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ bạn truyền tải thông điệp hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Mẫu câu giới thiệu lý do viết email: I am writing this email to + lý do cụ thể

• • I am writing this email to notify you about the outcome of your interview. (Tôi viết email này để thông báo về kết quả buổi phỏng vấn của bạn)
  • I am writing this email to negotiate the terms of the transfer contract with your company. (Tôi viết email này để thương lượng các điều khoản trong hợp đồng chuyển nhượng với công ty của bạn.)

Nội dung chính đi vào trọng tâm (Main point)

Trong cách viết email Tiếng Anh, phần nội dung chính đóng vai trò quan trọng nhất. Đây là nơi bạn diễn đạt chi tiết thông tin cần truyền tải, đảm bảo nội dung mạch lạc và rõ ràng. 

Khi viết email bằng Tiếng Anh, bạn nên sử dụng câu ngắn gọn, tránh dài dòng và đặc biệt tận dụng các cụm từ nối để giúp câu văn trôi chảy hơn, tạo sự liên kết tự nhiên giữa các ý. Việc sử dụng các cụm từ nối này sẽ giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, đồng thời nâng cao khả năng giao tiếp trong môi trường quốc tế. 

Bạn có thể áp dụng một số cụm từ nối phổ biến sau để làm cho email Tiếng Anh của mình chuyên nghiệp và dễ hiểu hơn:

• • Regarding… / Concerning… (Liên quan đến…)
  • As you mentioned in the previous email,… (Như bạn đã đề cập trong email trước,…)
  • According to the results of the last meeting,… (Theo kết quả của cuộc họp gần nhất,…)
  • I would be interested in having more details about … (Tôi muốn có thêm thông tin về…)
  • After careful consideration, we have decided that… (Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định rằng…)
  • Attached to this email is… (Đính kèm với email này là…)
  • We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…)
  • Unfortunately, I disagree with your suggestion to… (Rất tiếc, tôi không đồng ý với đề xuất của bạn về…)
  • I am afraid I cannot agree with your point about… (Tôi e rằng tôi không thể đồng ý với quan điểm của bạn về…)

Màn kết thúc đầy ấn tượng (Concluding Sentence)

Trong cách viết email Tiếng Anh, phần kết thúc email đóng vai trò quan trọng giúp tạo ấn tượng tốt và thúc đẩy người nhận thực hiện hành động mong muốn. Khi viết email bằng Tiếng Anh, bạn có thể kết thúc bằng lời cảm ơn hoặc lời kêu gọi hành động một cách tinh tế để tạo sự chuyên nghiệp và thiện cảm.

Dưới đây là một số câu kết thư phổ biến giúp bạn hoàn thiện viết email Tiếng Anh một cách hiệu quả:

• • I look forward to your response. (Tôi mong sớm nhận được phản hồi của bạn.)
  • Thank you for your time and consideration. (Cảm ơn bạn đã dành thời gian và xem xét.)
  • I look forward to hearing from you. (Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.)
  • Thanks for your cooperation. (Cảm ơn vì sự hợp tác của bạn.)
  • Please contact us if you are interested in this project. (Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn quan tâm đến dự án này.
  • If you have any questions, please email us. (Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy gửi email cho chúng tôi.)
  • Please let me know if you have any questions. (Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào.)
  • Feel free to contact me if you need anything else. (Hãy liên hệ với tôi nếu bạn cần bất cứ điều gì khác.)
  • I hope to hear from you soon. (Tôi mong sẽ nhận được hồi âm của bạn sớm.)
  • I appreciate your time and attention to this matter. (Tôi trân trọng thời gian và sự quan tâm của bạn đến vấn đề này.)
  • Thank you for your understanding and cooperation. (Cảm ơn vì sự thấu hiểu và hợp tác của bạn.)

Ký tên một cách chuyên nghiệp (Signing Off)

Trong cách viết email Tiếng Anh, phần ký tên là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng. Đây là cách bạn thể hiện sự lịch sự, chuyên nghiệp hoặc gần gũi với người nhận.

Dưới đây là một số cách ký tên phổ biến khi viết email bằng Tiếng Anh một cách trang trọng:

• • Yours sincerely / Sincerely (Trân trọng)
  • Best regards (Trân trọng)
  • With kind regards (Thân ái)
  • Yours sincerely / Sincerely (Trân trọng)
  • Best regards (Trân trọng)
  • With kind regards (Thân ái)
  • Warm regards (Thân mến)
  • Respectfully (Kính trọng)
  • Yours truly (Thành thật)
  • Yours faithfully (Trân trọng)

Bên cạnh đó còn có một số cách viết email bằng Tiếng Anh một cách thân mật:

• • Love / Regards (Thân mến)
  • Thanks again (Cảm ơn một lần nữa)
  • Take care (Giữ gìn sức khỏe nhé)
  • Cheers (Thân ái)